FAQ – Allgemeine Informationen für Ärzte und Therapeuten
Erste Schritte
Muss ich mich bei arztkonsultation registrieren, um die Videosprechstunde zu nutzen?
Ja, zur Nutzung der Plattform ist eine Registrierung erforderlich.
Wie registriere ich mich bei arztkonsultation?
Klicken Sie hierfür zunächst auf den Button “Registrierung”.
Es öffnet sich im Anschluss eine Seite mit unseren Tarifen. Wählen Sie hier ein Tarif aus. Wenn Sie einen Rabattcode haben, können Sie ihn in diesem Schritt eintragen. Nachdem Sie sich für ein Paket entschieden haben, klicken Sie auf den Button “Weiter”. Geben Sie dann Ihre persönlichen Daten, wie z. B. Name und die E-Mail-Adresse ein. Zudem ist es notwendig ein Passwort zu erstellen. Ihre späteren Zugangsdaten bestehen aus der hier eingegebenen E-Mail-Adresse und dem in diesem Schritt festgelegten Passwort.
Auf der nächsten Seite füllen Sie Ihren Angaben für den Rechnungsempfänger aus. Dazu gehört der Name Ihrer Praxis sowie die Anschrift.
Dann kommen Sie auf die Seite, wo Sie optional ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen können. Diesen Schritt können Sie auch überspringen, indem Sie wieder auf “Weiter” klicken. Wenn Sie am Lastschrift-Verfahren teilnehmen möchten, geben Sie die IBAN und den Namen des Kontoinhabers an und aktivieren das Kästchen, dass arztkonsultation ak GmbH wiederkehrende Zahlungen mittels Lastschrift einziehen darf. Auf der darauffolgenden Seite ist die Aktivierung der Felder “Datenschutzerklärung” und “AGB” erforderlich. Damit bestätigen Sie, dass Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren und die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben.
Auf der letzten Seite können Sie Ihre Daten noch einmal überprüfen und ggf. bearbeiten. Wenn alle Daten stimmen, können Sie auf den Button “Zahlungspflichtigen Vertrag schließen” klicken.
Dann erhalten Sie eine E-Mail, mit der Sie Ihre E-Mail-Adresse verifizieren müssen. Bitte schauen Sie auch im Spam-Ordner nach. Sollten Sie die Mail nicht erhalten haben, können Sie auf den Button “E-Mail zur Verifizierung erneut zusenden” klicken. Bitte bestätigen Sie Ihre Mail-Adresse indem Sie auf den Link klicken. Im Anschluss erhalten Sie zwei E-Mails. Eine über die ersten Schritte zur Videosprechstunde und in der zweiten die Vertragsunterlagen.
Wie logge ich mich für die Videosprechstunde ein?
Bitte klicken Sie hierfür auf den Button “Login” auf unserer Webseite oder rufen Sie direkt app.arztkonsultation.de auf.
So kommen Sie auf die Anmeldeseite. Hier können Sie sich mit Ihren Benutzerdaten (E-Mail-Adresse und Passwort), die Sie bei der Registrierung festgelegt haben, anmelden. Wenn die Benutzerdaten eingetragen sind, klicken Sie auf den Button “jetzt einloggen”. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie auf den Button “Passwort vergessen” klicken und das Passwort ändern.
Fragen zur Videosprechstunde
Wie lege ich einen Termin an?
Um einen Termin anzulegen, klicken Sie zunächst auf das Feld “Termin anlegen+”. Hier können Datum und Uhrzeit geändert werden. Bitte tragen Sie nun den Namen des Patienten und entweder seine E-Mail-Adresse oder seine Mobilfunknummer ein. Außerdem ist es erforderlich, das Kästchen über den Erhalt des Einverständnisses der Verarbeitung der Patientendaten zu aktivieren. Somit kann der Patient seinen Termin mit TAN-Code per E-Mail oder SMS erhalten. Diese Einverständniserklärung benötigen Sie vor Erstellung des Termins.
Wenn alle relevanten Felder ausgefüllt sind, können Sie auf den Button “Termin anlegen & senden” klicken. Sie erhalten nun eine kurze Bestätigung, die Sie mit “OK” schließen können. Gleichzeitig erhält Ihr Patient eine E-Mail oder eine SMS mit einem individuellen Link. Wenn Ihr Patient auf diesen Link klickt, kommt er automatisch auf die Anmeldeseite wo der TAN bereits eingetragen ist. Sobald sich Ihr Patient angemeldet hat, erscheint er in Ihrem virtuellen Wartezimmer.
Wie bearbeite/lösche ich einen Termin?
Termine, die noch nicht durchgeführt wurden, können bearbeitet und gelöscht werden. Um einen Termin zu bearbeiten bzw. zu löschen, klicken Sie auf den Termin. Dann erscheinen fünf Symbole. Sie müssen auf das Symbol des Papierkorbs klicken, um den Termin zu löschen.
Mit dem “Termin bearbeiten”-Symbol in Form eines Stiftes, kann z. B, das Datum oder die Uhrzeit bearbeitet werden.
Wie viele Gesprächsteilnehmer sind maximal möglich?
In unseren Tarifen sind bis zu 5 Gesprächsteilnehmer möglich.
Wie funktioniert die Videosprechstunde mit mehr als 2 Gesprächsteilnehmern?
Sie können weitere Teilnehmer hinzufügen, indem sie zunächst einen Termin mit einem Patienten anlegen. Dann klicken Sie auf den Termin in dem Kalender und fügen mit dem Symbol “Benutzer hinzufügen” eine weitere Person zu dem Gespräch hinzu (Einladung zum Gespräch per E-Mail oder SMS). Die beiden Teilnehmer werden gleichzeitig angerufen, wenn Sie das Gespräch starten. Hierfür klicken Sie in dem Kalender auf den Termin und wählen das Telefonsymbol “Gespräch beginnen” aus.
Wie beginne ich eine Videosprechstunde und welche Funktionen gibt es?
Klicken Sie zunächst auf den Namen des Patienten/Klienten im Wartezimmer oder im Kalender. Es öffnet sich ein Fenster mit den Angaben zum Termin. Klicken Sie nun auf das Telefonsymbol “Gespräch beginnen”. Der Patient muss den Anruf nun aktiv entgegennehmen. Bei Gruppengesprächen ist es erforderlich das Gespräch zu starten, indem Sie in dem Kalender auf den Termin klicken und das Telefonsymbol “Gespräch beginnen” auswählen.
Sie können die Videosprechstunde unterbrechen, indem Sie auf den blauen Hörer klicken und dann auf den Button “ins Wartezimmer setzen”.
Die Videosprechstunde kann endgültig beendet werden, indem Sie auf den blauen Hörer klicken und dann auf “Gespräch beenden”.
Während des Videogesprächs können Sie unterschiedliche Funktionen anwenden. Auf der rechten Seite sehen Sie mehrere Symbole. Ganz oben können Sie das eigene Bild umdrehen. Darunter gibt es einen Button, um die Kamera zu wechseln. In der Mitte befindet sich der Button “Bildschirm teilen”. Mit dieser Funktion können Sie Ihrem Patienten/Klienten Ihren Bildschirm zeigen.
Mit dem Button darunter können Sie Ihr eigenes Bild ausblenden und mit dem untersten Button können Sie das Gespräch neu starten, falls technische Schwierigkeiten auftreten sollen.
Wo finde ich eine Übersicht meiner durchgeführten Videogespräche?
Die Verbindungsübersicht finden Sie unter dem Menüpunkt „Verbindungsübersicht“. Dafür müssten Sie zunächst ein Passwort im Menü unter “Einstellungen” erstellen. Dann können Sie im Menü unter der Funktion “Verbindungsübersicht” die Verbindungen der letzten drei Monate herunterladen. Dafür klicken Sie auf den Button “als PDF herunterladen”, wählen den Monat aus und klicken erneut auf “herunterladen”. Sie finden die Verbindungsübersicht in der Dokumentenverwaltung, indem Sie auf den Button “Empfangene Dateien” klicken.
Kann ich auch Dokumente austauschen?
Mit unseren aktuellen Tarifen können Sie mit Ihren Patienten/Klienten über arztkonsultation Dateien verschlüsselt versenden. Dafür muss Ihr Patient zunächst im virtuellen Wartezimmer unter Einstellungen ein Passwort generieren. Sie müssen ebenfalls ein Passwort unter Einstellungen erzeugen. Beim Öffnen der Dateien muss dieses Passwort eingegeben werden.
Die Dateien werden maximal 30 Tage gespeichert. Danach werden sie gelöscht und können nicht mehr abgerufen werden.
Wie groß dürfen die Dateien für die Dokumentenverwaltung maximal sein?
Die Dateien dürfen max. 2 GB groß sein.
Wie lege ich einen neuen Benutzer an?
Mit den Tarifen “Praxis” und “Enterprise (bzw. Klinik)” können Sie weitere Benutzer anlegen. Gehen Sie dafür zunächst ins Menü und klicken auf den Button “Benutzerverwaltung”. Klicken Sie auf den Button “Neuen Benutzer anlegen +”, um einen weiteren anzulegen. Es ist erforderlich den Namen des neuen Benutzers und die zugehörige E-Mail-Adresse anzugeben. Weiterhin ist die Erstellung eines Passworts notwendig. Dieses kann nach dem ersten Einloggen von dem neuen Benutzer geändert werden. Außerdem ist die Eingabe der Benutzereigenschaft erforderlich. Sie können entscheiden, ob der neue Benutzer ein Arzt oder MFA ist. Klicken Sie nun auf speichern, um den Benutzer endgültig anzulegen.
Wie lange sind die TANs gültig und ab wann zählt die Gültigkeit?
Die TANs sind 30 Tage lang gültig. Die Gültigkeit beginnt mit erstmaligem Login.
Mein Benutzerkonto
Wo finde ich das Zertifikat für die KV?
Das Zertifikat finden Sie auf unserer Übersicht der Kassenärztlichen Vereinigungen.
Muss ich mich als Arzt/Therapeut ausweisen?
Ja, als Betreiber müssen wir sicherstellen, dass die Videosprechstunde von zugelassenen Ärzten / Therapeuten eingesetzt wird. Die Approbationsurkunde oder der Berufsnachweis dient uns als Legitimation dafür.
Wie kann ich arztkonsultation ak GmbH meine Approbationsurkunde/Berufsnachweis zukommen lassen?
Bitte laden Sie Ihre Approbationsurkunde/Berufsnachweis unter dem Menüpunkt “Mein Benutzerkonto” hoch.
Welche Unterlagen werden von Therapeuten in Ausbildung benötigt?
Auszubildende dürfen keinen eigenen Account anlegen. Es kann sich nur das Institut anmelden. Von dem Institut brauchen wir einen Schirmherrn mit Approbation, der für die “Azubis” bürgt.
Wie lange ist die Vertragslaufzeit und wie ist die Kündigungsfrist?
Es gilt eine Kündigungsfrist von 30 Tagen zum jeweiligen Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit.
Wie kann ich kündigen?
Die Kündigung bedarf der Schriftform. Sie können per Post, E-Mail, Fax oder im Kundenbereich kündigen. Bitte teilen Sie uns ihre Vertragsdaten und das Kündigungsdatum mit. Sie erhalten eine Kündigungsbestätigung per E-Mail.
Tarife und Bezahlung
Welche Kosten entstehen bei der Nutzung der Videosprechstunde?
Je nach gewähltem Tarif zahlen Sie nur den monatlichen Preis. Für das Basic-Paket 19,00€ bzw. für das Praxis-Paket 49,00€. Die Preise sind Bruttopreise inklusive der gesetzlichen MwSt. Weitere Kosten entstehen in keinem der Tarife.
Was kostet ein zusätzlicher Benutzer im Praxis-Tarif?
Im Praxis-Tarif sind 3 Accounts inklusive. Für jeden weiteren Account werden 15,00€ pro Monat berechnet.
Wann erfolgt die Fakturierung?
Die Abrechnung durch arztkonsultation ak GmbH erfolgt monatlich entsprechend dem vereinbarten Tarif.