Telepflege einführen: 6 Lehren aus dem Modellprogramm nach § 125a SGB XI

Elf Modellprojekte haben zwischen 2023 und 2025 erprobt, wie Videokommunikation in der Pflege funktioniert. Der Prognos-Abschlussbericht zeigt: Ob Telepflege im Alltag ankommt, entscheidet sich weniger an der Software als an Schnittstellen, Zielgruppe und Finanzierung. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was Einrichtungen daraus für die eigene Einführung mitnehmen können.

Worum es im Modellprogramm ging

Mit dem Modellprogramm nach § 125a SGB XI hat der GKV-Spitzenverband erstmals systematisch erproben lassen, wo Videokommunikation in der Pflege echten Nutzen stiftet. Elf Projekte von Aachen bis Fürstenfeldbruck haben dafür acht zertifizierte Videodienste eingesetzt – in stationären Einrichtungen, ambulanten Diensten, in der Tagespflege, in der Kinder-Palliativversorgung und in der Angehörigen-Beratung nach § 37 Abs. 3 SGB XI.

Die Bandbreite der Anwendungen war groß: ärztliche Videovisiten, interdisziplinäre Fallbesprechungen, digitale Betreuungsangebote für Seniorinnen und Senioren, Anleitung von Hilfskräften per Video, Sturzrisiko-Assessments mit Sensorik und Beratung von Eltern pflegebedürftiger Kinder. Genauso groß war die Bandbreite der Ergebnisse. Die Evaluation durch Prognos (Kapitel 8 des Abschlussberichts) macht sichtbar, welche Muster sich über alle Projekte hinweg wiederholen. Sechs davon sind für jede Einrichtung relevant, die Telepflege heute einführen will.

Lehre 1: Die Schnittstelle zur Pflegedokumentation entscheidet über die Alltagstauglichkeit

Das deutlichste Muster im Bericht: Wo der Videodienst nicht mit der Pflegedokumentation verbunden war, entstanden Doppelstrukturen. Ein ambulanter Dienst in Baden organisierte Termine über drei Kalender parallel – Videoplattform, Outlook und Pflegesoftware. Eine stationäre Einrichtung in Kronach musste Chatverläufe von Hand in die Dokumentation exportieren. Ein Pflegedienst in Fürstenfeldbruck plante die Integration in seine Pflegesoftware, konnte sie aber nicht realisieren – mit der Folge, dass zwei Systeme nebeneinander gepflegt werden mussten.

Projekte mit Schnittstelle berichten dagegen von Vorteilen im Schnittstellenmanagement: die Telekooperation in Trier, CareConnect in Aachen und das Projekt TESAM in der Tagespflege, in dem Assessments, Video und Terminvereinbarung mit Dritten über einen Systemintegrator in einer Anwendung zusammenliefen.

Was das für Ihre Einrichtung heißt: Fragen Sie bei jedem Anbieter zuerst nach der Anbindung an Ihre Pflegesoftware – nicht nach der Videoqualität. Prüfen Sie, ob Termine, Gesprächsnotizen und Assessment-Ergebnisse ohne manuelles Übertragen in der Dokumentation landen. Wer das nicht klärt, kauft sich einen zusätzlichen Arbeitsschritt für jedes Gespräch.

Lehre 2: Video ist nicht immer das richtige Format

Im Projekt ErnTeBayLa-S sollte ein Messenger die Kommunikation zwischen einer stationären Einrichtung und den Angehörigen verbessern. Das Ergebnis überraschte selbst das Projektteam: Im Alltag schlug die asynchrone Chat-Kommunikation die Videogespräche. Die Einrichtung hat den Messenger inzwischen zum Kommunikationsstandard erklärt – die App wird bei jeder Neuaufnahme gemeinsam mit den Angehörigen eingerichtet.

Auch im Projekt Telekooperation in Trier zeigte sich, dass die eingesetzte Software für den asynchronen Nachrichtenaustausch wenig geeignet war, obwohl genau dieser im Pflegealltag häufig gebraucht wird.

Was das für Ihre Einrichtung heißt: Denken Sie Telepflege als Kommunikations-Mix. Für ein Erstgespräch mit Angehörigen oder eine Fallbesprechung ist Video das richtige Werkzeug. Für die kurze Rückfrage zwischendurch ist es oft der Chat. Eine Lösung, die beides in einer Anwendung abbildet, spart Medienbrüche.

Lehre 3: Das Setting bestimmt den Erfolg stärker als die Software

Die erfolgreichsten Projekte hatten eines gemeinsam: eine präzise definierte Zielgruppe. TeleKID der Diakonie Bethanien richtete sich ausschließlich an Eltern pflegebedürftiger Kinder – und kam mit acht Mitarbeitenden auf nahezu 700 videogestützte Beratungen. Der Pflegedienst Cordi Esse stellte fest, dass die gezielte Einzelansprache von Klientinnen und Klienten deutlich besser funktionierte als breite Anschreiben. Die Akzeptanz stieg im Verlauf spürbar, auch bei Personen, die zunächst abgelehnt hatten.

Wo die Zielgruppe unklar blieb oder Beteiligte zu spät eingebunden wurden, blieb der Nutzen begrenzt. Im Projekt TvK-Stat kamen regelmäßige ärztliche Videovisiten kaum zustande, weil die Arztpraxen zu spät gewonnen wurden. Die Projektverantwortliche zieht ein klares Fazit: „Durch die Erprobung habe ich gelernt, wie essenziell die frühzeitige Beteiligung aller beteiligten Stakeholder ist."

Was das für Ihre Einrichtung heißt: Starten Sie mit einem konkreten Anwendungsfall und einer konkreten Zielgruppe – etwa der § 37.3-Beratung für Angehörige, die weit entfernt wohnen. Binden Sie Ärztinnen, Ärzte, Therapeutinnen und Therapeuten ein, bevor die Technik steht, nicht danach.

Lehre 4: Die Refinanzierung nach der Förderung ist die eigentliche Hürde

Fast alle Projekte, die eine Fortsetzung planen, verweisen auf ungeklärte Finanzierung, mögliche Softwarewechsel oder zu hohe Lizenzkosten. Das gilt auch für das Projekt TESAM der St. Gereon Seniorendienste, in dem die Videokommunikation über die zertifizierte Software von arztkonsultation lief: Die Lizenzen wurden nach Projektende nicht verlängert. Als Gründe nennt der Abschlussbericht hohe Lizenzkosten und eine Projektlaufzeit, die für eine nachhaltige Integration in die Arbeitsabläufe nicht ausreichte. Einzelne Elemente wie die digitale kollegiale Beratung werden fortgeführt.

Wir nennen das hier bewusst offen, weil es keine projektspezifische Schwäche ist, sondern eine Marktbedingung, die alle Anbieter und alle Träger betrifft. Ein Modellprogramm finanziert die Erprobung. Den Regelbetrieb muss die Einrichtung aus laufenden Mitteln tragen – und das gelingt nur, wenn Nutzungsmodell, Betriebskosten und Vergütung von Anfang an mitgedacht werden.

Was das für Ihre Einrichtung heißt: Rechnen Sie vor dem Start durch, welche Leistungen Sie per Video abrechnen können und welche Wegzeiten Sie einsparen. Fragen Sie Anbieter nach langfristigen Nutzungsmodellen statt nach Projektlizenzen. Und planen Sie für die Einführung mehr Zeit ein, als die Technik braucht – die Arbeitsabläufe brauchen sie.

Lehre 5: Video plus Messwerte ist die Telepflege der nächsten Generation

Zwei Projekte haben gezeigt, dass Videokommunikation mehr sein kann als ein Gespräch am Bildschirm. In Aachen und Niedersachsen kamen Rollständer und tragbare Systeme mit Ferndiagnoseinstrumenten zum Einsatz – EKG, Stethoskop, Vitaldaten, in der Häuslichkeit sogar Ultraschall. Im Projekt TESAM wurde die Videokommunikation von arztkonsultation mit einer Sensorbox für das Sturzrisiko-Assessment kombiniert und über einen Systemintegrator in eine gemeinsame Anwendung eingebettet.

Der Bericht ist dabei ehrlich: Das Sturzrisiko-Assessment eignete sich nicht für alle Tagespflegegäste. Die Pflegenden nutzten die Videokommunikation daraufhin flexibel für Fallbesprechungen – und intensivierten so die Zusammenarbeit zwischen den Pflegediensten. Kommunikationslücken wurden geschlossen, und sowohl technikaffine als auch weniger technikaffine Pflegekräfte fühlten sich gut abgeholt.

Was das für Ihre Einrichtung heißt: Wählen Sie eine Videolösung, die sich um Assessment-Daten und Messwerte erweitern lässt. Was heute als Fallbesprechung beginnt, kann morgen die pflegerisch begleitete Televisite mit Vitaldaten sein.

Lehre 6: Ohne Rollen- und Rechtsklärung skaliert nichts

Die Stiftung Vereinigte Hospitien in Trier wollte Pflegehilfskräfte und Auszubildende per Video durch Pflegefachpersonen anleiten lassen. Bevor das im Regelbetrieb möglich war, ließ die Einrichtung ein rechtliches Gutachten zur Aufgabenverteilung erstellen und entwickelte Kommunikationspläne. Erst diese Governance machte die Videoanleitung zu einem verlässlichen Instrument – besonders in der Wunddokumentation. Als Nebeneffekt hebt der Bericht die psychische Entlastung der Mitarbeitenden hervor.

Was das für Ihre Einrichtung heißt: Klären Sie vor der Einführung, wer per Video welche Aufgaben delegieren, anleiten und dokumentieren darf. Halten Sie das schriftlich fest. Das schützt Ihre Mitarbeitenden und macht das Angebot auf weitere Standorte übertragbar.

Checkliste: Telepflege einführen in fünf Schritten

1. Anwendungsfall festlegen. Ein konkretes Szenario mit klarer Zielgruppe – zum Beispiel § 37.3-Beratung, Fallbesprechung oder Angehörigen-Kommunikation.
2. Beteiligte früh gewinnen. Ärztinnen und Ärzte, Therapiepraxen, Angehörige und das eigene Team vor der Technikentscheidung an den Tisch holen.
3. Schnittstelle prüfen. Anbindung an die Pflegesoftware, Kalender und Dokumentation als Pflichtkriterium in die Anbieterauswahl aufnehmen.
4. Betrieb durchrechnen. Abrechenbare Leistungen, eingesparte Wegzeiten und laufende Lizenzkosten gegenüberstellen; langfristige Nutzungsmodelle statt Projektlizenzen anfragen.
5. Rollen klären und begleiten. Aufgabenverteilung schriftlich regeln, in kleinen Gruppen schulen und regelmäßig Feedback aus dem Team einholen.

Fazit

Das Modellprogramm hat nicht bewiesen, dass Telepflege überall funktioniert. Es hat gezeigt, unter welchen Bedingungen sie funktioniert: mit Schnittstellen statt Doppelstrukturen, mit einem klaren Setting statt einer allgemeinen Digitalstrategie, mit einem Kommunikations-Mix statt Video um jeden Preis und mit einem Finanzierungsmodell, das den Regelbetrieb trägt. Wer diese Bedingungen bei der Einführung ernst nimmt, profitiert von dem, was die Projekte übereinstimmend berichten: weniger Wegzeit, engere Zusammenarbeit und eine spürbar höhere Offenheit für Digitalisierung im Team.

Oder, wie es ein Pflegedienst aus Fürstenfeldbruck formuliert: „Inzwischen herrscht eine breite Offenheit – jetzt tröpfelt es überall rein, und wir erkennen immer mehr Anwendungsmöglichkeiten und Optimierungspotenziale über das Programm hinaus."

Sie planen die Einführung von Telepflege in Ihrer Einrichtung? arztkonsultation war einer der acht zertifizierten Videodienste im Modellprogramm und hat im Projekt TESAM Videokommunikation, Assessment und Angehörigen-Kommunikation in einer Anwendung zusammengeführt. Sprechen Sie mit uns über ein Setting, das zu Ihrem Alltag passt – und über ein Nutzungsmodell, das nach der Förderphase trägt.

Quelle: Prognos-Abschlussbericht zur Evaluation des Modellprogramms Telepflege nach § 125a SGB XI, Kapitel 8 (Projektsteckbriefe), S. 102–128. Datenstand März 2026.