Termin anlegen in der Videosprechstunde

Terminverwaltung leicht gemacht: So nutzen Sie das digitale Tool effizient

In der digitalen Ära sind praktische Werkzeuge zur Verwaltung von Aufgaben und Verabredungen entscheidend, um effizient zu arbeiten. Ein solches Instrument ist das Online-Terminverwaltungstool, das wir Ihnen hier vorstellen möchten.

Ersten Termin anlegen

Um mit der Terminverwaltung zu starten, können Nutzer direkt im Hauptmenü den Punkt "Termin anlegen" auswählen. Alternativ besteht die Möglichkeit, direkt im integrierten Kalender einen Wunschtermin zu markieren. Mit nur einem Klick öffnet sich das Terminfenster. Hier haben Nutzer die Möglichkeit, sowohl Datum als auch Uhrzeit festzulegen.

In Einzelpraxen ist der Termin standardmäßig für den Hauptbenutzer festgelegt. Bei größeren Organisationen oder Gruppen können allerdings auch andere Kollegen oder Teilnehmer als Empfänger des Termins festgelegt werden.

Termininformationen und Login-Daten

In einem speziell markierten Feld können Nutzer Informationen zu den Gesprächspartnern eingeben, beispielsweise deren Namen oder ein Pseudonym. Anschließend können spezifische Login-Daten für den Teilnehmer ausgewählt werden, etwa durch Eingabe einer E-Mail-Adresse oder einer Mobiltelefonnummer. Das System erkennt automatisch die Art der eingegebenen Information und versendet die Login-Daten entsprechend per E-Mail oder SMS.

Gruppentermine und detaillierte Angaben

Die Plattform unterstützt auch die Organisation von Gruppengesprächen. Hierzu können einfach weitere Teilnehmer hinzugefügt werden. Für jeden geplanten Termin können zusätzlich schriftliche Notizen oder Anweisungen hinzugefügt werden. Um den Datenschutz zu gewährleisten, gibt es eine Checkbox, durch deren Aktivierung der Nutzer bestätigt, dass er die erforderliche Einverständniserklärung des Gesprächspartners erhalten hat.

Nach Abschluss aller Eingaben kann der Termin mit einem Klick auf "Termin anlegen und senden" finalisiert werden. Eine anschließende Bestätigung informiert den Nutzer darüber, dass der Termin erfolgreich erstellt wurde und die Login-Daten an den Teilnehmer gesendet wurden.

Bearbeiten und Verschieben von Terminen

Bestehende Termine werden im integrierten Kalender angezeigt. Jeder Termin kann angeklickt und bei Bedarf bearbeitet werden. So lassen sich beispielsweise Uhrzeiten oder andere Details schnell und einfach ändern. Jede Änderung wird durch eine Bestätigung dem Teilnehmer mitgeteilt, wobei der Versandweg dem der ursprünglichen Login-Daten entspricht. Wenn ein Termin verschoben werden soll, kann dies ebenfalls mit wenigen Klicks erledigt werden.

Termin absagen

Manchmal kann es vorkommen, dass ein geplanter Termin abgesagt werden muss. Hierfür steht im System das Mülleimer-Icon zur Verfügung. Ein Klick darauf löscht den geplanten Termin, und der Gesprächspartner wird automatisch darüber informiert.

Zusammenfassend ist das Online-Terminverwaltungstool eine wertvolle Ressource für alle, die ihre Termine und Meetings effizient und unkompliziert organisieren möchten. Mit den zahlreichen Funktionen und der intuitiven Benutzeroberfläche wird die Terminplanung zum Kinderspiel.